Fireflies dan Wispr Flow: Dua AI Tools untuk Mesyuarat dan Penulisan

 

Dua AI Tools untuk Kurangkan Kerja Mencatat dan Menaip

Baru-baru ini, seorang peserta yang pernah mengikuti latihan saya bertanya tentang tool AI yang boleh digunakan untuk merakam dan menyediakan minit mesyuarat.

Soalan itu sangat relevan. Ramai profesional menghabiskan banyak masa mencatat perbincangan, menyalin semula nota dan cuba mengingati siapa yang bersetuju untuk melakukan sesuatu.

Namun, sebelum kita memilih tools AI, kita perlu menjelaskan hasil yang kita mahukan.

Transkrip bukan semestinya minit mesyuarat

Transkrip merekodkan apa yang dikatakan oleh peserta. Ia mungkin sangat panjang dan mengandungi pengulangan, perbualan sampingan serta perkara yang tidak memerlukan tindakan.

Minit mesyuarat yang berguna pula sepatutnya membantu pasukan menjawab empat soalan:

1. Apakah yang telah diputuskan?
Keputusan perlu dinyatakan dengan jelas dan tidak bergantung kepada tafsiran pembaca.

2. Apakah tindakan seterusnya?
Setiap tindakan perlu cukup khusus untuk dilaksanakan.

3. Siapakah pemilik tindakan tersebut?
Tanpa pemilik yang jelas, tindakan mudah menjadi tanggungjawab “semua orang”—yang biasanya bermaksud tiada sesiapa.

4. Bilakah tindakan perlu diselesaikan?
Tarikh atau tempoh masa membantu pasukan membuat susulan.

AI boleh membantu menyediakan bahan awal, tetapi manusia masih perlu menyemak konteks, keputusan dan komitmen sebelum minit diedarkan.

Tool 1: Fireflies.ai untuk mesyuarat

Saya telah mencuba Fireflies.ai pada tugasan sebenar.

Fireflies boleh membantu menangkap dan mentranskripsikan perbincangan, menghasilkan ringkasan serta mengenal pasti action items. Kelebihan utamanya ialah kita tidak perlu menghabiskan seluruh mesyuarat dengan menundukkan kepala dan menaip setiap ayat.

Kita boleh memberi lebih perhatian kepada orang yang sedang bercakap, bertanya soalan yang lebih baik dan menyertai perbincangan.

Cuba Fireflies.ai di sini:

https://fireflies.ai?fpr=amirul62&fp_sid=trycoach

Fireflies tidak menghapuskan keperluan untuk seorang manusia menyemak minit tersebut. Nama, keputusan, tarikh dan tanggungjawab masih perlu disahkan sebelum dikongsi.

Tool 2: Wispr Flow untuk menulis menggunakan suara

Wispr Flow menyelesaikan masalah yang berbeza.

Ia menukar pertuturan kepada tulisan dalam aplikasi yang sedang kita gunakan. Ini berguna apabila kita mahu menyediakan:

• E-mel;
• Nota dan idea;
• Kandungan media sosial;
• Draf artikel;
• Arahan atau prompt kepada AI; dan
• Catatan susulan selepas mesyuarat.

Saya mendapati konsepnya mudah: apabila fikiran bergerak lebih cepat daripada jari, bercakap boleh menjadi cara yang lebih semula jadi untuk menghasilkan draf pertama.

Cuba Wispr Flow di sini:

https://wisprflow.ai/r?REAL335

Pautan tersebut memberi pengguna baharu percubaan Pro selama 30 hari melalui program referral Wispr Flow.

Tool manakah yang patut dicuba dahulu?

Pilih berdasarkan masalah yang mahu diselesaikan.

Gunakan Fireflies apabila masalah utama anda ialah menangkap, mentranskripsikan dan menyusun perbincangan mesyuarat.

Gunakan Wispr Flow apabila masalah utama anda ialah terlalu banyak menaip dan anda mahu menggunakan suara untuk menghasilkan tulisan dengan lebih cepat.

Tidak perlu memasang sepuluh tool sekaligus. Pilih satu tugasan sebenar, cuba satu tool dan nilai:

• Adakah ia benar-benar menjimatkan masa?
• Adakah hasilnya cukup tepat?
• Adakah proses kerja menjadi lebih jelas?
• Bahagian manakah yang masih memerlukan pertimbangan manusia?

AI menguruskan Bits. Manusia membina Bricks.

AI boleh membantu dengan rakaman, transkrip, ringkasan dan draf. Itu ialah Bits yang boleh dipercepatkan.

Namun, manusia masih memiliki Bricks: tujuan mesyuarat, hubungan antara peserta, konteks organisasi, keputusan, kerahsiaan dan akauntabiliti.

Delegasikan tugas kepada AI—bukan tanggungjawab.

Sebelum menggunakan mana-mana tool rakaman, pastikan semua peserta dimaklumkan dan penggunaan tersebut mematuhi polisi organisasi anda.

Pendedahan

Pautan Fireflies dalam artikel ini ialah pautan affiliate, manakala pautan Wispr Flow ialah pautan referral. Saya mungkin menerima komisen, kredit atau ganjaran apabila seseorang mendaftar atau melanggan melalui pautan tersebut, tanpa kos tambahan kepada pengguna.